Algemene Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

DoDiversity, gevestigd te Amsterdam (KvK-nummer 84132329), wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als “DoDiversity”.
De wederpartij van DoDiversity wordt in deze algemene voorwaarden aangeduid als “de Opdrachtgever”.
Partijen zijn gezamenlijk DoDiversity en de Opdrachtgever samen.
Met de Overeenkomst wordt bedoeld: de overeenkomst tot dienstverlening tussen partijen.
Onder Dienst(en) worden de aangeboden diensten van DoDiversity bedoeld, namelijk:
1. Workshops waarin deelnemers een eigen actieplan maken omtrent diversiteit en inclusie;
2. Digitale tools voor het analyseren en in kaart brengen van competenties, het scannen van de (interne) diversiteit en inclusie, en het meten van de impact van activiteiten of projecten;
3. Werving en selectie;
4. Advies en beleid rondom diversiteit en inclusie;
5. Gespreksleiding;
6. Onderzoeks- en adviestrajecten, waaronder dataverzameling via apps en vragenlijsten, analyse van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens, rapportages en adviesgesprekken;
7. Overige schriftelijk overeengekomen diensten.
Hulpmiddelen zijn zowel schriftelijke als digitale zelfontwikkelde producten ter ondersteuning van de diensten, zoals inclusiescans, impactmetingen en skillsanalyses, waaronder de online tools LeadershipFacts, Diversity Elevator, Inclusiescan, Thema Verkenner, Impact Verkenner en MODI.

Artikel 2 – Toepasselijkheid algemene voorwaarden

Bij gebruik van een (online) applicatie of digitale dienst van DoDiversity gaat de Opdrachtgever of Gebruiker automatisch akkoord met deze algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, voorstellen, facturen, overeenkomsten en leveringen van diensten van DoDiversity en/of door haar ingeschakelde derden.
DoDiversity wijst uitdrukkelijk de toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden van de Opdrachtgever af.
Afwijkingen van deze voorwaarden kunnen alleen schriftelijk en uitdrukkelijk worden overeengekomen.
Indien een of meerdere bepalingen geheel of gedeeltelijk ongeldig zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Artikel 3 – Aanbod, offerte en totstandkoming overeenkomst

De aanbiedingen van DoDiversity bevatten een volledige en nauwkeurige omschrijving van de aangeboden diensten, zodat het voor partijen duidelijk is wat de rechten, plichten en verwachtingen zijn.
DoDiversity kan niet worden gehouden aan het aanbod indien de Opdrachtgever redelijkerwijs heeft kunnen begrijpen dat het aanbod (gedeeltelijk) kennelijke vergissingen of fouten bevat.
Offertes zijn 14 dagen geldig, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Het aanvaarden van de offerte dient schriftelijk te gebeuren, bijvoorbeeld per e-mail of via digitale bevestiging. Mondelinge aanvaarding is slechts bindend indien dit schriftelijk wordt bevestigd.
Bij aanvaarding van de offerte verklaart de Opdrachtgever kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
Offertes kunnen na overleg automatisch gelden voor verlenging en/of vervolgtrajecten.

Artikel 4 – Prijzen, betaling en gevolgen van niet-tijdige betaling

Alle prijzen zijn exclusief 21% btw, tenzij uitdrukkelijk is vermeld dat de prijs inclusief btw is.
Vanaf het moment dat het voorstel is aanvaard, is de volledige overeengekomen prijs verschuldigd.
Gedurende de in de offerte vermelde geldigheidsduur wordt de prijs niet verhoogd, behoudens prijswijzigingen als gevolg van wetswijzigingen zoals btw-tarieven.
DoDiversity kan vóór aanvang van de dienst(en) een aanbetaling van 50% van het totaalbedrag factureren en na afloop het resterende bedrag.
Er is geen restitutie van aanbetalingen of reeds betaalde bedragen.
Betaling van facturen dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bezwaren tegen de factuur schorten de betalingsverplichting niet op.
Indien een factuur niet tijdig is voldaan, is DoDiversity gerechtigd de uitvoering van haar werkzaamheden op te schorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
Bij overschrijding van de betalingstermijn ontvangt de Opdrachtgever een eerste betalingsherinnering met een nadere termijn van 14 dagen. Indien betaling dan nog uitblijft, volgt een tweede en laatste herinnering met een betalingstermijn van 7 dagen.
Na het verstrijken van deze termijnen is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is wettelijke rente en vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Deze worden berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum gebaseerd op het reguliere uurtarief van DoDiversity.
Door DoDiversity ontvangen betalingen worden eerst verrekend met verschuldigde rente en kosten, vervolgens met de oudste openstaande facturen.
In geval van faillissement, surseance van betaling, beslaglegging of liquidatie van de Opdrachtgever zijn alle vorderingen van DoDiversity direct en volledig opeisbaar.

Artikel 5 – Informatieverstrekking en verplichtingen van opdrachtgever

Voor een correcte uitvoering van de overeenkomst verstrekt de Opdrachtgever tijdig alle relevante informatie, waaronder contactgegevens, factuurinformatie (zoals PO-, dossier- of factuurnummer), deadlines, tijden, locaties en budgetten.
De Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte informatie.
Indien verstrekte informatie onvolledig en/of onjuist blijkt, komt dit volledig voor rekening en risico van de Opdrachtgever.
De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het actief en tijdig aanleveren van alle relevante of gewijzigde informatie die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst.
Het niet of niet tijdig aanleveren van deze informatie heeft geen invloed op de betalingsverplichting van de Opdrachtgever.
De betrokkenheid, bereikbaarheid en medewerking van de Opdrachtgever en diens personeel zijn essentieel voor de goede uitvoering van de overeenkomst.
Indien de Opdrachtgever persoonsgegevens aanlevert of uitvraagt via een tool van DoDiversity, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor het naleven van toepasselijke wetgeving zoals de AVG, en dient deze te waarborgen dat deelnemers anoniem blijven waar dat vereist is.

Artikel 6 – Duur, uitvoering en wijziging van de overeenkomst

De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, variërend van een eenmalige dienst tot een kortlopend traject van enkele weken of maanden.
De overeenkomst heeft een dienstverlenend karakter en kan voor DoDiversity zowel een inspanningsverplichting als een resultaatsverplichting bevatten, afhankelijk van wat schriftelijk is overeengekomen.
Indien nodig heeft DoDiversity het recht (onderdelen van) de overeengekomen diensten te laten uitvoeren door derden.
Wijzigingen op de overeengekomen diensten zijn niet toegestaan, tenzij schriftelijk en in onderling overleg overeengekomen.
Aanpassingen van digitale tools voor maatwerk zijn enkel mogelijk na aanvullende schriftelijke overeenkomst en offerte.

Artikel 6A – Gebruik digitale tools

Zoals gedefinieerd in artikel 1 lid 5 onder b, zet DoDiversity digitale tools in voor het analyseren en in kaart brengen van competenties, het scannen van (interne) diversiteit en inclusie, het meten van de impact van activiteiten of projecten, het ophalen van informatie voor mixed-methods onderzoek (zoals interviews), en het meten van werkbeleving en stakeholderervaringen.
DoDiversity heeft het recht om digitale tools tijdelijk buiten gebruik te stellen indien onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk zijn.
DoDiversity heeft het recht digitale tools (tijdelijk) buiten gebruik te stellen en/of het gebruik ervan te beperken indien de Opdrachtgever een verplichting uit de overeenkomst niet nakomt of in strijd handelt met deze algemene voorwaarden. De Opdrachtgever wordt hiervan vooraf op de hoogte gesteld, tenzij dit redelijkerwijs niet van DoDiversity kan worden verlangd.
DoDiversity verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. Daarbij wordt gehandeld volgens het principe van privacy-by-design: alleen noodzakelijke persoonsgegevens worden verzameld, gegevens worden versleuteld opgeslagen, en gebruikers blijven waar mogelijk anoniem.
De gegevens van gebruikers worden uiterlijk 60 dagen na afronding van het project verwijderd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Op het gebruik van digitale tools kunnen aanvullende gebruikersvoorwaarden en/of privacyverklaringen van toepassing zijn. Deze worden per tool expliciet beschikbaar gesteld aan gebruikers en/of Opdrachtgevers.

Artikel 7 – Levering

Levertermijn van DoDiversity is afhankelijk van de tussen partijen besproken verwachte leverdatum. Deze termijn is nimmer een fatale termijn, mits partijen dat schriftelijk hebben afgesproken.
DoDiversity maakt vooraf melding aan de opdrachtgever van het uitlopen van de verwachte leverdatum en verzoekt daarbij om begrip voor een mogelijke uitstel. Oorzaken hiervan kunnen bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, zijn: wijzigingen in de planning, ziekte.

Artikel 8 – Annulering en opzegging van de overeenkomst

Partijen kunnen de overeenkomst (tussentijds) schriftelijk annuleren en/of opzeggen. Onder annuleren valt ook verplaatsing van de datum voor aanvang van de dienst(en).
Indien de opdrachtgever de overeenkomst 4 tot 2 weken voor aanvang van de dienst(en) annuleert, is de opdrachtgever 50% van de totale overeengekomen prijs verschuldigd. Indien de opdrachtgever daarvoor de aanbetaling van 50% heeft voldaan, dan geldt deze als annuleringskosten.
Als de opdrachtgever de dienst(en) binnen 7 dagen of op de dag van de dienst(en) annuleert of wenst op te zeggen, is de opdrachtgever de totale overeengekomen prijs en de gemaakte onkosten aan DoDiversity verschuldigd.
DoDiversity is bevoegd de overeenkomst te beëindigen indien nieuwe feiten en/of omstandigheden zijn ontstaan, waardoor er sprake is van een verstoring van de vertrouwensrelatie. DoDiversity is in een dergelijk geval niet gehouden tot een schadevergoeding.
Indien er sprake is van een tussentijdse opzegging vanuit de opdrachtgever, is DoDiversity niet verplicht tot enige vorm van restitutie.
Bij annulering of tussentijdse beëindiging is de Opdrachtgever tevens gehouden tot vergoeding van reeds gemaakte kosten, inclusief reeds uitgevoerde werkzaamheden en kosten van ingeschakelde derden, voor zover deze niet gedekt zijn door de aanbetaling.

Artikel 9 – Overmacht

In aanvulling op het bepaalde in artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek geldt dat, als zich een overmachtssituatie voordoet waardoor DoDiversity één of meerdere diensten niet kan uitvoeren, die diensten worden opgeschort en verplaatst totdat DoDiversity er weer aan kan voldoen. Als alternatief kan DoDiversity ervoor kiezen haar diensten te laten uitvoeren door een door haar ingeschakelde derde partij. DoDiversity zal hierover in overleg treden met de opdrachtgever.
In aanvulling op het bepaalde in artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek geldt dat als zich een overmachtssituatie voordoet waardoor de opdrachtgever bij één of meerdere diensten niet aanwezig kan zijn, de opdrachtgever dit zo spoedig mogelijk telefonisch en/of per e-mail bij DoDiversity moet melden.
Tot de hierboven genoemde overmachtssituatie kunnen worden verstaan: omstandigheden die niet de schuld zijn van partijen en waarvoor degene niet verantwoordelijk kan worden gehouden volgens de wet, juridische overeenkomsten of algemene opvattingen. Overmacht omvat ook alle oorzaken van buitenaf, onvoorzien, die niet beïnvloedbaar zijn en dus voorkomen dat partijen zich aan hun verplichtingen kunnen voldoen. Zoals onverwachte stroom-, elektriciteits-, internet- en computerstoringen; ongevallen, (acute) ziekte, overlijden van een eerste- of tweedegraads familielid of overheidsmaatregelen (ingeval van een crisis- of oorlogssituatie, epidemie, pandemie of besmettelijke ziekte); én storingen, vertragingen of fouten bij derde partijen of toeleveranciers waarvan DoDiversity afhankelijk is, zoals hostingdiensten, softwareleveranciers of externe onderzoekers.
Partijen zoeken in een dergelijke situatie gezamenlijk naar een passende oplossing. Indien deze situatie ten minste 30 kalenderdagen voortduurt zonder passende oplossing, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden zonder ongedaanmaking.
DoDiversity is in een overmachtssituatie geen restitutie of (schade)vergoeding verschuldigd, ook niet als zij als gevolg van de overmachtstoestand enig voordeel geniet.

Artikel 10 – Intellectueel eigendomsrechten

DoDiversity behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op de door haar bedachte en samengestelde concepten, producten en vormgeving van alle aangeboden diensten, evenals op alle gemaakte (digitale) hulpmiddelen die worden gebruikt en/of ontwikkeld tijdens de uitvoering van de overeenkomst.
De Opdrachtgever mag de via de dienstverlening verkregen informatie en/of inzichten niet op vergelijkbare wijze gebruiken voor commerciële doeleinden. Deze beperking geldt ook voor de verkregen (digitale) hulpmiddelen.
Door de overeenkomst aan te gaan, geeft de Opdrachtgever toestemming aan DoDiversity om eventueel tijdens een dienst opgenomen beeldmateriaal waarop de Opdrachtgever te zien is, te gebruiken voor social media, website en promotiemateriaal. Als de Opdrachtgever dit niet wenst, dient dit vooraf per e-mail of persoonlijk aan DoDiversity te worden gemeld.

Artikel 11 – Licentievoorwaarden

De Opdrachtgever verkrijgt van DoDiversity het niet-exclusieve en niet-overdraagbare recht om de voor de Opdrachtgever op maat gemaakte (digitale) hulpmiddelen te gebruiken voor het schriftelijk overeengekomen doel, binnen de looptijd die in de overeenkomst is vermeld. Tenzij anders overeengekomen, geldt de licentie voor een duur van één jaar vanaf de datum van oplevering. Alle auteursrechten blijven bij DoDiversity.
De Opdrachtgever mag de verkregen (digitale) hulpmiddelen niet aanpassen, openbaar maken, verveelvoudigen, overdragen aan derden of gebruiken voor een ander doel dan schriftelijk overeengekomen.
De licentie eindigt automatisch bij afloop van de afgesproken licentieperiode, tenzij verlenging schriftelijk wordt overeengekomen. Daarnaast kan de licentie per direct worden ingetrokken indien één van de partijen failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, wordt geliquideerd, of onder bewind of schuldsanering wordt geplaatst.
DoDiversity vraagt geen aanvullende maandelijkse vergoeding voor het gebruiksrecht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
DoDiversity verklaart de rechthebbende te zijn op de geleverde (digitale) producten en/of diensten.

Artikel 12 – Geheimhouding en privacy

Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen, tenzij zij daartoe wettelijk of door een rechterlijke uitspraak zijn verplicht.
Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij uitdrukkelijk is medegedeeld, of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst onverminderd van kracht.
DoDiversity verwerkt persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze, binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en volgens het principe van privacy-by-design. Dit houdt onder meer in dat alleen strikt noodzakelijke gegevens worden verzameld, waar mogelijk geanonimiseerd wordt gewerkt, en passende technische en organisatorische maatregelen worden getroffen.
Persoonsgegevens worden niet gedeeld met de Opdrachtgever op individueel niveau, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen én juridisch toegestaan.
Op alle overeenkomsten en op deze algemene voorwaarden is de privacyverklaring van DoDiversity van toepassing.
Voor specifieke tools of applicaties kunnen afwijkende privacyverklaringen en/of gebruikersvoorwaarden gelden. Deze worden expliciet weergegeven binnen de betreffende tool of applicatie, en prevaleren boven de algemene voorwaarden indien daarin afwijkende bepalingen staan.

Artikel 13 – Boetebeding

Indien de Opdrachtgever een artikel van deze algemene voorwaarden over geheimhouding of over intellectueel eigendom overtreedt, verbeurt diegene voor elke overtreding een onmiddellijk opeisbare boete ter hoogte van ten minste driemaal de overeengekomen offerteprijs.
Daarnaast verbeurt de Opdrachtgever een bedrag van 5% van het in lid 1 genoemde bedrag voor elke dag dat de overtreding voortduurt.
Voor het verbeuren van deze boete is geen voorafgaande ingebrekestelling of gerechtelijke procedure nodig. Ook hoeft er geen sprake te zijn van enige vorm van schade.
Het verbeuren van de in het eerste lid bedoelde boete doet geen afbreuk aan de overige rechten van DoDiversity, waaronder haar recht om naast de boete aanvullende schadevergoeding te vorderen.

Artikel 14 – Aansprakelijkheid

DoDiversity kan alleen aansprakelijk worden gesteld voor aantoonbare directe schade die opzettelijk of door grove schuld is veroorzaakt.
Aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade van en/of aan derden, is uitgesloten.
De Opdrachtgever blijft eindverantwoordelijk voor het controleren van de kwaliteit van de uitgevoerde diensten.
De Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het toepassen en/of uitvoeren van de kennis en/of handelingen zoals geadviseerd door DoDiversity.
DoDiversity is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste en/of onvolledige gegevens van de Opdrachtgever.
DoDiversity is niet aansprakelijk voor de gevolgen van eventuele onjuiste en/of onvolledige informatie en/of adviezen van derden.
De Opdrachtgever bevestigt dat alle gegevens die worden aangeleverd, eigendom zijn van de Opdrachtgever. DoDiversity kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor onderzoek naar (eigendoms-)rechten van mogelijke derden.
De Opdrachtgever is te allen tijde verantwoordelijk voor het verschaffen van de juiste toestemming onder de AVG en overige wettelijke vereisten waaraan DoDiversity zich dient te houden bij de uitvoering van haar diensten.
DoDiversity kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van gebeurtenissen waarop zij geen invloed kan uitoefenen.
In het geval dat DoDiversity aansprakelijk is voor direct aantoonbare schade aan de Opdrachtgever, is de schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de door DoDiversity afgesloten aansprakelijkheidsverzekering dekking biedt voor de desbetreffende schade (en alleen als de verzekeraar daadwerkelijk uitkeert). DoDiversity kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor meer schade of voor schade die niet door de aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt.
Indien er vanuit de aansprakelijkheidsverzekering geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van het desbetreffende overeengekomen aanbod.
DoDiversity handelt conform de beginselen van ethisch verantwoord onderzoek in lijn met de gedragscode voor wetenschappelijk onderzoek, met bijzondere aandacht voor de bescherming van deelnemers uit kwetsbare groepen en binnen sociaal-maatschappelijke contexten.

Artikel 15 – Hoofdelijke aansprakelijkheid

Indien DoDiversity een overeenkomst aangaat met meerdere contactpersonen binnen een organisatie, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige prijs die zij op grond van die overeenkomst aan DoDiversity verschuldigd zijn.

Artikel 16 – Vrijwaring

De Opdrachtgever vrijwaart DoDiversity voor alle aanspraken van derden met betrekking tot schade waarvoor de Opdrachtgever jegens die derden op grond van de wet aansprakelijk is.
De Opdrachtgever vrijwaart DoDiversity voor alle schade ten gevolge van uitspraken en/of handelingen van derden, waaronder door DoDiversity ingeschakelde derden, die verband houden met de door DoDiversity geleverde dienstverlening.

Artikel 17 – Wijziging algemene voorwaarden

DoDiversity is gerechtigd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen indien zij dit noodzakelijk acht. Indien er een wijziging plaatsvindt, stelt DoDiversity de Opdrachtgever hiervan op de hoogte en verstrekt zij een nieuwe versie van de voorwaarden.
De laatst gepubliceerde versie van de algemene voorwaarden is steeds van toepassing.

Artikel 18 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op iedere overeenkomst tussen partijen en op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Partijen zullen pas een beroep doen op de rechter nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen om een geschil in onderling overleg op te lossen.
De Nederlandse rechter in het arrondissement waar DoDiversity is gevestigd, is bij uitsluiting bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen partijen, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

Deze algemene voorwaarden is van toepassing sinds 15 april 2025.